Как организовать эффективный контроль деятельности удаленных подразделений страховых компаний, не мешая их развитию?
В последние годы страховщики активно развивают свои филиальные сети. На сегодня практически каждая страховая компания имеет свои представительства и филиалы в различных регионах, кроме того, на мой взгляд, тенденция к дальнейшей географической экспансии в ближайшие несколько лет сохранится. В основном это связано со смещением ориентиров страховщиков в сторону розницы и массовых видов страхования, то есть тех, отдача от которых напрямую связана с широтой регионального охвата.
Однако, увеличивая количество региональных представительств, компании все чаще сталкиваются со сложностями в управлении деятельностью этих подразделений. При текущих объемах операций отечественных страховщиков даже четко составленные и описанные регламенты не дают эффективной отдачи без соответствующего контроля. При этом составление и проработка самих регламентов требует немало затрат со стороны менеджмента компании.
Для оценки деятельности каждого филиала руководителю в первую очередь требуется, , информация о собранной им премии и оплаченных убытках. Однако, с какой бы регулярностью филиалы не предоставляли эти данные, сколько бы детализированными они не были, вряд ли на их основе руководитель в головном офисе компании сможет реально оценить успешность развития филиала, увидеть его потенциал и предотвратить риски мошенничества. К тому же, чем более детализированный отчет о деятельности филиала будет требоваться центром, тем большее количество ресурсов потребуется филиалу на его составление. Наиболее эффективным способом решить проблему управления деятельностью филиалов можно с использованием автоматизированной системы, которая позволит не только закрепить регламенты работы филиала, повысить дисциплину труда, но и минимизировать негативное влияние человеческого фактора, потому что в системе, при правильном подходе к ее реализации, закладывается логика, нарушение которой невозможно.
Однако не любая автоматизация работы филиала способна радикально упростить процедуру управления филиальной сетью. Для этого система должна:
-
иметь функциональность, обеспечивающую комплексную автоматизацию всех основных бизнес-процессов страховой организации;
-
обеспечивать ведение всех операций в разрезе каждого филиала;
-
иметь развитую систему управления правами доступа;
-
предоставлять формы оперативной, управленческой и регламентированной отчетности в разрезе филиалов;
-
предоставлять возможность удаленной работы с единой базой данных;
-
сохранять историю изменений основных объектов системы во временных разрезах по каждому пользователю.
Для руководителя региональной сети страховой компании важно, чтобы при помощи системы были комплексно автоматизированы все страховые процессы в филиалах: начиная с учета взаимоотношений с потенциальными клиентами и заканчивая учетом всех этапов жизненного цикла договора (поступления, изменение условий, учет страховых случаев и этапов их урегулирования, пролонгации договоров) по всем предлагаемым страховым продуктам. Ведь управленцу важно иметь полную картину бизнеса, которая позволит оценить сбалансированность страхового портфеля, проследить, как продажа одних страховых продуктов влияет на продажу других. Подобный анализ возможен только при комплексной автоматизации.
Весьма существенным является наличие в системе автоматического присвоения всем основным данным признака их принадлежности к тому или иному филиалу. В совокупности с развитой системой разграничения доступа к данным, в том числе ограничивающей доступ к договорам и контрагентам других филиалов, такая система позволяет оперативно анализировать как консолидированные данные в целом, так и данные в разрезе филиалов.
Если автоматизированная система к тому же хранит всю историю действий, осуществляемых каждым пользователем системы с фиксированием времени их проведения, то такая, на первый взгляд исключительно сервисная, функция позволит руководителям не только отслеживать корректность осуществляемых пользователями операций, но и выявлять нарушения, зачастую являющиеся признаками злоупотребления служебными полномочиями.
Но самым основным фактором, обеспечивающим эффективность управления деятельностью филиалов, является организация работы всех удаленных подразделений компании в единой информационной системе. Для решения этой задачи страховщикам в условиях постоянного вывода на рынок новых страховых продуктов, сопровождающихся специфичными и разнообразными алгоритмами расчета ключевых параметров основных документов, таких как договор страхования, страховой акт и пр., наиболее целесообразно использовать вспомогательные терминальные службы. Такие службы позволяют централизовано управлять страховыми продуктами из головного офиса, оперативно вводя и изменяя политику их реализации в целом по компании. Технология использования этих служб проста, но весьма эффективна. Она успешно применяется в банках, крупных торговых компаниях, телекоммуникационном бизнесе. Помимо обеспечения единого информационного пространства для всей филиальной сети компании, использование терминальных служб дает еще ряд существенных преимуществ. Среди них – существенное сокращение затрат на обеспечение технической мощности рабочих станций, так как реальная обработка и хранение данных будет осуществляться на едином сервере. Кроме того, в несколько раз снижаются расходы на администрирование системы, сети и на обслуживающий персонал, так как в администрировании в данном случае нуждается только единый сервер, при котором дополнительная настройка и поддержка клиентских мест не требуется, все изменения в системе устанавливаются централизовано.
Таким образом, с использованием комплексной автоматизированной системы, обладающей вышеперечисленными характеристиками, и терминальных служб достигаются сразу несколько целей – повышение прозрачности управления, снижение затрат на информационно-техническое обеспечение филиалов и т.д. К тому же, подобный управленческий подход помогает существенно упростить организацию работы новых филиалов, которые, подключившись к единой информационной системе, смогут быстрее освоить принятые в компании принципы технологического процесса.
Компании, организации:
