RB.ru,
28 декабря 2023 г.
Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят 202 просмотра
Исследование цифровизации 2022 года показало, что более 74% российских организаций автоматизируют бизнес-процессы, а 5,2% не планируют подобных проектов. В качестве основного блокера цифровизации бизнеса в России отмечают высокие затраты.
Коммерческий директор сервиса мобильной электронной подписи Sign.Me Тимур Алексеев рассказал, как не запутаться в разных решениях для цифровизации документооборота и выбрать то, которое подойдет вашей компании.
История вопроса: как в России появился электронный документооборот
Цифровизировать документооборот позволяют три разных вида сервисов: ЭДО (электронного документооборота), КЭДО (кадрового электронного документооборота) и ЭП (электронной подписи). Может показаться, что это разные названия для одной и той же сущности, но нет. И история появления этих групп сервисов тоже разная.
В России электронный документооборот (ЭДО) возник в 80-х, однако развиваться начал спустя 30 лет, когда ФНС сделала возможным прием налоговой отчетности в электронном виде. Это стало точкой отсчета для электронного документооборота в России. На рынке начали появляться операторы электронного документооборота.
КЭДО — сравнительно молодое явление. В 2017 году в РФ начали проводить эксперименты по цифровизации внутреннего документооборота отдельных компаний. А в 2020 году появились электронные трудовые книжки. А в 2021 году были внесены изменения в Трудовой кодекс, которые позволили полностью внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Электронная подпись (ЭП) — это технология, которая всегда лежит в основе ЭДО и КЭДО, но не сводится лишь к ним. Она появилась с развитием интернета. В России старт работы над созданием и внедрением ЭП начался в 1992 году, когда Федеральное агентство правительственной связи и информации (ФАПСИ) предложило запустить проект электронной цифровой подписи. Началась разработка законодательной базы. Первый стандарт электронной подписи в России появился еще в 1994 году, тогда она называлась ЭЦП. Сегодня термин устарел, используют более современный — ЭП. В 2011 году приняли федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий требования, порядок ее создания и способы применения.
Отличия ЭДО, КЭДО, ЭП и способы их применения
ЭДО — это сервис, созданный для обмена любыми документами в сегменте B2B. Не каждая компания может оказывать услуги по ЭДО. Изначально сервисы ЭДО создавали исключительно под счета-фактуры и другие документы с НДС, но вскоре стало понятно, что их количество и формат можно масштабировать. Операторы ЭДО стали оказывать услуги по подписанию и обмену любыми документами между юрлицами в электронном виде.
Закона, регулирующего ЭДО в РФ, нет. Но процесс регламентируют следующие документы: Налоговый кодекс, Федеральные законы, Гражданский кодекс, приказы ФНС, постановления правительства и Федеральный закон №63 «Об электронной подписи».
КЭДО — кадровый электронный документооборот. Если ЭДО можно применить к внешнему документообороту, то в КЭДО речь именно о кадровом электронном документообороте, внутреннем. Здесь применяются специализированные системы, поэтому компаниям, выпускающим сервисы КЭДО, необходимо строго соблюдать требования Трудового законодательства.
Кадровый электронный документооборот регулируется ФЗ № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (данный закон определяет условия применения КЭДО), приказом Минтруда России № 578н (выделяет необходимые требования к документам в электронном виде) и ФЗ-№ 63 «Об электронной подписи».
И здесь есть важный момент. По Трудовому законодательству, есть несколько документов, подписывать которые необходимо исключительно вручную: приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве. То есть уйти от бумаги совсем пока не получится.
ЭП, или электронная подпись — инструмент, основа любого электронного документооборота, который используется в ЭДО и КЭДО и других процессах: например, при обмене документами юрлицами и физлицами или между двумя физлицами.
Виды электронной подписи
Российское законодательство выделяет три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Отличаются они способом выпуска, стоимостью и надежностью.
С простой подписью вы сталкиваетесь, когда вводите код из SMS, логин и пароль для входа на сайте или при двухфакторной аутентификации. Усиленные подписи создают с помощью системы криптографической защиты информации; их можно использовать для подписания более важных документов. УКЭП приравнивается к собственноручной подписи и используется для самых значимых документов, которые находятся на контроле у государства: например, для регистрации недвижимости в Росреестре или при заключении кредитного или ипотечного договора. А для применения УНЭП пользователи должны подписать соответствующее соглашение о признании ее юридически значимой — это ее основное отличие от УКЭП. В сервисах КЭДО наиболее популярна УНЭП: она дешевле, чем УКЭП. В сервисах ЭДО используют и НЭП, и КЭП. Вне сервисов ЭДО и КЭДО могут использоваться все три вида ЭП.
Возникает вопрос: раз электронная подпись существует и как отдельная сущность, и как часть сервисов ЭДО и КЭДО, не проще ли оформить ЭП для любого документооборота и успокоиться? Если вкратце — можно, но далеко не всегда. Например, если вы работаете со счетами-фактурами, без ЭДО для обмена документами с юрлицами не обойтись.
Компании, которые работают без счетов-фактур, могут не применять сервисы ЭДО. Но в этом случае стоит внимательно отнестись к выбору сервиса электронной подписи: не все из них предполагают возможность не просто подписать документы, а удобно обмениваться ими с контрагентом, хранить историю подписаний и архив самих документов. Но если все перечисленное в сервисе есть, а НДС у вас нет, то можно работать и без ЭДО/КЭДО.
Резюмируем: ЭДО существует для обмена документами среди двух юрлиц, КЭДО — между компаний и сотрудниками, а ЭП всегда будет частью сервисов ЭДО и КЭДО, но может применяться и за их пределами.
Какое решение выбрать для бизнеса: пошаговый алгоритм
1. Определитесь, какой из потоков документооборота вы хотели бы цифровизировать
Если с партнерами-юрлицами, вам понадобится ЭДО; если с сотрудниками — КЭДО, а если с клиентами-физлицами, то просто электронная подпись.
Если у вас крупная компания, стоит задуматься о внедрении сразу трех инструментов. Синергия ЭДО, КЭДО и ЭП позволила многим компаниям полностью избавиться от бумажного документооборота.
Рассмотрим конкретный пример. Страховая компания обменивается документами с клиниками (юрлицами), для которых использует ЭДО, для аналогичного обмена с сотрудниками — КЭДО, а для работы с внешними агентами — просто ЭП. Почти весь документооборот с клиентами, сотрудниками и контрагентами можно перевести в онлайн-формат, забыв о том, что такое принтер, бумага и печать.
2. Готовое решение или собственная разработка?
Сразу скажу: разрабатывать новый сервис стоит лишь в том случае, если вы планируете использовать его не только для внутренних процессов, но и как коммерческий продукт. Для всего остального есть готовые решения. Но это совершенно не значит, что вам придется внедрять в свои IT-системы что-то чужеродное. Многие сервисы предоставляют удобные интеграционные возможности при помощи API (Application Programming Interface — программный интерфейс приложения) или SDK (Software Development Kit — набор ресурсов для разработки ПО под определенную платформу). На практике это значит, что вы продолжаете использовать привычные корпоративные системы, в которые встраивают новые функции.
3. Как выбрать конкретный сервис
Необходимо сопоставить стоимость и услуги разных сервисов, наложить это на процессы и объемы документооборота в компании, а затем качественно оценить сервис, опираясь на репутацию бренда или рекомендации партнеров.
С чего начать интеграцию цифровых решений
Каждая компания должна принимать решение, опираясь на свои бизнес-задачи.
1. Начните с анализа. Если компания пока не понимает, подойдет для нее цифровизация бизнес-процессов или нет, нужно начать с анализа. Посчитайте расходы на бумажный документооборот — помимо затрат на бумагу, сюда входят расходы на логистику и хранение документов. Добавьте сюда расходы на целый штат сотрудников для систематизации и поиска документов. Так мы поймем, что стоимость бумаги — это обычно наименьший процент затрат среди других расходов на бумажный документооборот. Сравните затраты с будущими расходами на внедрение и ведение электронного документооборота.
2. Боитесь? Попробуйте. Если чувствуете страх и непонимание, как это будет работать, на рынке существуют готовые сервисы, которые можно протестировать. Если в вашем бизнесе есть счета-фактуры, нужно идти к оператору ЭДО, если нет — к любому вендору электронной подписи. Попробовать в действии эти сервисы можно через веб-интерфейсы с базовыми функциями без глубокой интеграции в процессы компании.
3. Понравилось — интегрируйте. Если вы попробовали и поняли, что это работает и это удобно, можно интегрировать сервисы.
Подведем итоги
Электронный документооборот проще и ближе, чем кажется. Он позволяет ускорить и качественно улучшить бизнес-процессы компании. Это не только обычно экономически выгодно и удобно, но и экологично. Только задумайтесь, сколько бумаги вы сможете сэкономить. Выбор между ЭДО, КЭДО и ЭП не стоит — эти сервисы решают разные задачи. Может оказаться, что вам нужно внедрить все три, а может, что-то одно, все зависит от ваших потребностей.
Если вы хотите полностью оцифровать свои бизнес-процессы и забыть о том, что такое бумага и принтер, выбирайте формат ЭДО + КЭДО + отдельно ЭП под обмен документами с клиентами-физлицами. Что бы вы ни выбрали, вам понадобится ЭП. Пробуйте, выбирайте наиболее удобное решение из представленных на рынке, встраивайте его в свою информационную систему и наслаждайтесь подписанием документов онлайн за пару кликов.
Тимур АЛЕКСЕЕВ, коммерческий директор сервиса мобильной электронной подписи Sign.Me
Вся пресса за 28 декабря 2023 г.
Смотрите другие материалы по этой тематике: Учет и отчетность, Технологии, Хайтек и инновации
В материале упоминаются: |
Компании, организации:
|
|
|
|
Установите трансляцию заголовков прессы на своем сайте
|
|
|
Архив прессы
|
|
|
|
Текущая пресса
|
| |
17 января 2025 г.
|
|
РАПСИ (Российское агентство правовой и судебной информации), 17 января 2025 г.
Суд арестовал адвоката по делу о мошенничестве со страховыми выплатами
|
|
Газета.Ru, 17 января 2025 г.
Рынок страхования в России увеличился в 1,5 раза по итогам III квартала 2024 года
|
|
Финмаркет, 17 января 2025 г.
За 9 месяцев 2024 г. объем страховых сборов в Москве увеличился на 41,9% - ЦБ
|
|
Реальное время, Казань, 17 января 2025 г.
В России введут налоговый вычет по договорам страхования жизни
|
|
Комсомольская правда-Кемерово, 17 января 2025 г.
Адвокат из Кузбасса и его мать обвиняются в страховом мошенничестве
|
|
РБК (RBC.ru), 17 января 2025 г.
Что такое ДСЖ и как будет работать в России
|
|
Петербургский дневник, 17 января 2025 г.
Юрист рассказал, почему изменились тарифы по ОСАГО
|
|
Известия онлайн, 17 января 2025 г.
Названы распространенные причины обращений в страховую в новогодние праздники
|
|
Udm-Info.ru, Ижевск, 17 января 2025 г.
Тарифы на ОСАГО вырастут в Удмуртии
|
|
Волга Ньюс, Самара, 17 января 2025 г.
Юрист объяснил изменение тарифов по ОСАГО
|
|
Коммерсантъ-Санкт-Петербург, 17 января 2025 г.
«Надеемся, что Центробанк не охладит рынок до «заморозков»
|
|
РИАМО, 17 января 2025 г.
Три четверти москвичей пожаловались на агрессивных водителей в столице
|
|
Новороссийский рабочий, 17 января 2025 г.
В Новороссийске снизят территориальный коэффициент ОСАГО
|
|
Forbes, 17 января 2025 г.
Рассмотрение проекта о контроле за рынком техосмотра перенесли из-за споров ведомств
|
|
Новости транспорта, 17 января 2025 г.
В Госдуме не смогли договориться о передаче контроля за техосмотром
|
|
РБК.Новосибирск, 17 января 2025 г.
Регион вошел в топ субъектов РФ по жалобам на агрессивных водителей
|
|
РБК.Ростов, 17 января 2025 г.
Ростовскую область включили в топ-5 территорий с агрессивными водителями
|
 Остальные материалы за 17 января 2025 г. |
 Самое главное
 Найти
: по изданию
, по теме
, за период
 Получать: на e-mail, на свой сайт
|
|
|
|
|
|